Constituye la comunicación mas importante, tanto por su gran utilización como por las materias que trata. Su objetivo es impartir normas o dar informaciones de relevancia. Sirve para establecer relaciones entre jefes de servicios, sección, departamentos, etc.
La redacción del Oficio debe ser clara, precisa y breve
Existen tres tipos de Oficio
Ordinario
Reservado
Secreto
El Oficio ordinario es uno de las comunicaciones mas utilizadas en la Administración Publica.
La estructura del Oficio:
Membrete : Indica el ministerio, repartición, servicio, departamento, etc.
La estructura del Oficio:
Membrete : Indica el ministerio, repartición, servicio, departamento, etc.
Clasificación y número de orden
Antecedentes ( ANT )
Lugar y Fecha de emisión
Materia (Mat) Corresponde a una síntesis, contenido.
Lugar y fecha de emisión.
Preposición "DE". Indica la autoridad que emite el documento.
Preposición "A". Indica la autoridad a quien se dirige.
Contenido. Está estructurado en párrafos numerados que corresponde.
Frase de saludo o pérdida: Saluda a Ud., Saluda Atte.
Inclusos adjuntos: detalla los datos que acompañan.
Pie de firma: debe contener un nombre y dos apellidos (todo con mayúsculas) profesión, especialidad o categoría del firmante. Cargo que desempeña. Timbre.
Iniciales de responsabilidad.
Distribución: Indica la destinación del original y de cada una de las copias.
La Circular:
Es un documento Oficial de so frecuente en la Administración Publica. Su redacción es similar al oficio. Se diferencia del oficio por cuanto es dirigido a varios destinatarios.
Se confecciona de acuerdo con la siguiente estructura
Membrete.
Título y número de orden.
Lugar y fecha de emisión.
Rubro alusivo a la materia.
Texto, se escribe en párrafos numerados
Frase de saludo.
Nombre, cargo y firma de la autoridad emisora.
Iniciales de responsabilidad.
Destinatarios.
El Memorándum
Es una comunicación de uso frecuente. Tiene una circulación interna, lo emite un jefe de sección o departamento . Se utiliza para pedir o enviar documentos, solicitar o entregar información.
La Redacción debe ser clara, breve y precisa eliminando todo lo que sea innecesario Actualmente, se utilizan impresos con espacios en blancos para colocar los datos necesarios. En todo caso, se escribe en papel medio oficio mas pequeño.
Tiene la siguiente estructura
Membrete: Indica el nombre del destinatario.
Palabra: MEMORÁNDUM y N° de orden.
Fecha con números.
Preposición "DE". Señala el cargo del remitente.
Preposición "A". Señala el cargo del destinatario.
Texto: Debe ser claro, breve y preciso.
Comúnmente media firma.
Iniciales de responsabilidad.
La Solicitud :
Es una comunicación de uso frecuente en las empresas del Estado y se utiliza para postular en un empleo, para pedir traslado, solicitar, permiso, reclamar calificaciones, etc.
En síntesis, este mensaje es el canal de comunicación que tiene el trabajador con su empleador.
La estructura de la solicitud defiere de las comunicaciones normales, puesto que no se emplea vocativo, sino que se inicia con el nombre del emisor y toda su identificación (nacionalidad, estado civil, cédula de identidad, domicilio, titulo, grado, etc.) a continuación separada por una coma, se señala el cargo del receptor (al Señor Alcalde de la I. municipalidad de Curicó, respetuosamente expone)
El texto de la comunicación debe redactarse en tercera persona, cada párrafo se encabeza con la conjugación "Que". Terminada la exposición se inicia la solicitud con una de estas frases: en consecuencia en virtud a lo expuesto, en atención a lo expuesto, ´por consiguiente por lo tanto, etc.Una de estas frases permitirá unir la exposición de antecedentes con la petición.
Normalmente se usa como una despedida y antes de la firma del emisor, las frases:
"Es justicia", " Es gracias"
No hay comentarios:
Publicar un comentario