Documentos Notariales

Declaración Jurada:
   Debe efectuarse en una notaria publica: La mayoría de dichas entidades dispone de un formato pre-diseñado.
   Para poder ingresar a trabajar a la administración publica, por ejemplo, el interesado debe declarar, especialmente bajo juramento, no encontrarse inhabilitado para el ejercicio de funciones o cargos públicos y no hallarse procesado, ni haber sido condenado por crimen o simple delito. Así mismo deberá dejar expresar constancia que no se encuentra afecto algunas de las incompatibilidades, en razón de parentescos a vínculos a que se refieren los artículos 260 y 469 inciso 2° del colegio Orgánico de Tribunales.

Su esquema de redacción es :

 Membrete de la notaría.

 Título del documento en mayúsculas: DECLARACIÓN JURADA.

 Identificación del declarante.

 Nombre completo, domicilio, RUT, estado civil.

 Frase "DECLARA BAJO JURAMENTO"

 Situación declarado.

 Fecha.

 Firma del declarante.

 Nombre, firma y timbre de la notaría.

                                            


Poder:
  Es un documento legal que autoriza representación  Por medio de el una persona autoriza a otra para que la represente y reemplace en diversas gestiones.
  El Poder puede ser
Simple: es una carta- poder privada que se firma antes un notario publico. Se requiere solo cédula de identidad.
Especial: Es un poder en forma de escritura publica, firmada también ante un notario publico

El Acta:
  Documento escrito en el que se hace constar la relación de lo acontecido durante la celebración de un asamblea, congreso, sesión.
  Documento escrito donde consta oficialmente un suceso, tratado o acuerdo en junta o reunión.


Su estructura es:

 Membrete.

 Título "Acta" y N° de orden.

 Lugar y fecha de emisión.

 Lugar y nombre de las personas que asisten.

 Lectura del acta anterior.

 Tabla: temas que se tratarán.

 Acuerdos.

 Cierre.

 Firma del presidente y del secretario.

 

Documentos Oficiales

El Certificado
   Este Documento sirve como prueba de hechos o actividades que le consta a un funcionario publico respecto  un subordinado o particular. Por lo cual tiene importancia desde el punto de vista legal.
   Lo debe emitir siempre una autoridad para que tenga validez

El Certificado se redacta de acuerdo a la siguiente estructura

 Membrete.

 Iniciales de responsabilidad.

 Palabra certificado y n° de orden.

 Texto: Debe contener autoridad que suscribe, nombre del peticionario, hecho que atestigua y destinación del documento.

 Lugar y fecha de emisión.

 Nombre, firma, cargo y timbre de la autoridad.

La Resolución:

   Es el documento que la autoridad competente utiliza para dictar o disponer en forma imperativa toda clase de asuntos administrativos

Su estructura es la siguiente

 Membrete.

 Lugar y fecha.

 Cita de las disposiciones pertinentes.

 Título RESOLUCIÓN.

 Puntos numerados.

 Anotación común de: Anótese y comuníquese.

 Cita de la cantidad de copias de los destinatarios

.

El Decreto:

   Se comprende como decreto la resolución, decisión, determinación orden o mandato que por escrito extienden las mas altas autoridades del Estado en que disponen en forma imperativa, cuando sea necesario para contribuir al buen desenvolvimiento del quehacer nacional, regional provincial o comunal.

  Su estructura es :

 Ministerio que da origen al decreto.

 Exposición resumida de la materia.

 Lugar y fecha.

 Título (Decreto con Fuerza de Ley).

 Materia, distribuida en considerandos numerados.

 Final: "Tómese razón..." etc. y la firma de la autoridad pertinente.

 

Comunicaciones Oficiales

El oficio

    Constituye la comunicación mas importante, tanto por su gran utilización como por las materias que trata. Su objetivo es impartir normas o dar informaciones de relevancia. Sirve para establecer relaciones entre jefes de servicios, sección, departamentos, etc.

    La redacción del Oficio debe ser clara, precisa y breve 

 Existen tres tipos de Oficio

  Ordinario

  Reservado

  Secreto

El Oficio ordinario es uno de las comunicaciones mas utilizadas en la Administración Publica.

La estructura del Oficio:

   Membrete : Indica el ministerio, repartición, servicio, departamento, etc.

   Clasificación y número de orden

   Antecedentes ( ANT )

   Lugar y Fecha de emisión

   Materia (Mat) Corresponde a una síntesis, contenido.

   Lugar y fecha de emisión.

   Preposición "DE". Indica la autoridad que emite el documento.

   Preposición "A". Indica la autoridad a quien se dirige.

   Contenido. Está estructurado en párrafos numerados que corresponde.

    Frase de saludo o pérdida: Saluda a Ud., Saluda Atte.

   Inclusos adjuntos: detalla los datos que acompañan.

   Pie de firma: debe contener un nombre y dos apellidos (todo con mayúsculas) profesión, especialidad o categoría del firmante. Cargo que desempeña. Timbre.

  Iniciales de responsabilidad.

  Distribución: Indica la destinación del original y de cada una de las copias.

La Circular:

   Es un documento Oficial de so frecuente en la Administración Publica. Su redacción es similar al oficio. Se diferencia del oficio por cuanto es dirigido a varios destinatarios.

  Se confecciona de acuerdo con la siguiente estructura

Membrete.

Título y número de orden.

 Lugar y fecha de emisión.

 Rubro alusivo a la materia.

Texto, se escribe en párrafos numerados

 Frase de saludo.

 Nombre, cargo y firma de la autoridad emisora.

 Iniciales de responsabilidad.

 Destinatarios.

El Memorándum

  Es una comunicación de uso frecuente. Tiene una circulación interna, lo emite un jefe de sección o departamento . Se utiliza para pedir o enviar documentos, solicitar o entregar información.

  La Redacción debe ser clara, breve y precisa eliminando todo lo que sea innecesario  Actualmente, se utilizan impresos con espacios en blancos para colocar los datos necesarios. En todo caso, se escribe en papel medio oficio mas pequeño.

 Tiene la siguiente estructura

 Membrete:  Indica el nombre del destinatario.

 Palabra: MEMORÁNDUM y N° de orden.

 Fecha con números.

 Preposición "DE". Señala el cargo del remitente.

 Preposición "A". Señala el cargo del destinatario.

 Texto: Debe ser claro, breve y preciso.

 Comúnmente media firma.

 Iniciales de responsabilidad.

La Solicitud :

   Es una comunicación de uso frecuente en las empresas del Estado y se utiliza para postular en un empleo, para pedir traslado, solicitar, permiso, reclamar calificaciones, etc.

   En síntesis, este mensaje es el canal de comunicación que tiene el trabajador con su empleador.

   La estructura de la solicitud defiere de las comunicaciones normales, puesto que no se emplea vocativo, sino que se inicia con el nombre del emisor y toda su identificación (nacionalidad, estado civil, cédula de identidad, domicilio, titulo, grado, etc.) a continuación separada por una coma, se señala el cargo del receptor (al Señor Alcalde de la I. municipalidad de Curicó, respetuosamente expone)

  El texto de la comunicación debe redactarse en tercera persona, cada párrafo se encabeza con la conjugación "Que". Terminada la exposición  se inicia la solicitud con una de estas frases: en consecuencia  en virtud a lo expuesto, en atención a lo expuesto, ´por consiguiente  por lo tanto, etc.Una de estas frases permitirá unir la exposición de antecedentes con la petición.

  Normalmente se usa como una despedida y antes de la firma del emisor, las frases:

  "Es justicia", " Es gracias"

   

Redacción Oficial

  Es el conjunto de comunicaciones y documentos que se utilizan en los servicios del estado y sus organismos auxiliares. Por competer a la Administración del Estado, deben ser mesurada en su contenido y claros en las materias que se traten.
   En esta correspondencia existen formulas legales que se refieren al tratamiento especial que se debe otorgar al funcionamiento a quien se dirige la comunicación.
    La correspondencia oficial tiene una disposición reglamentada por la autoridad superior del país.

    La redacción oficial se clasifica en tres grupos:

1.- Comunicaciones Oficiales:
a) Oficio
b) Circular
c) Memorándum

2.-Documentos Oficiales:
a) Certificado
b) Resolución
c) Decreto

3.- Documentos Notariales:
a) Declaración Jurada
b) Poder
c) Acta

Correspondencia Interna o Administrativa

Esta correspondencia se desarrolla dentro de la empresa, donde se clasifican de la siguiente manera:

Circular: En algunas oportunidades, las autoridades de una empresa debe impartir instrucciones o comunicar normas e informaciones a todos o parte del personal de la entidad que se encuentra a su cargo. La naturaleza de esta comunicación hace necesario que se emitan en varias copias, de tal manera que no se distorsione la información y que llegue a todos los destinatarios en su plenitud.  

Citación: Es una comunicación mediante la cual una empresa, representada por su Gerente o Director, convoca a reunión a un grupo de personas, con el propósito de entregarle información tomar acuerdos acerca de asuntos que le interesen a los citados

Memorándum:  Es un documento rápido de uso interno de la empresa. En el se indica la información precisa que se requiere para comunicar, careciendo de frases innecesarias.

        Principalmente se utiliza en empresas grandes, las cuales poseen diferentes departamentos o secciones.

Correspondencia Social

Notas Verbales
     Entre las funciones que cumple la empresa es fundamental el desarrollo de contactos con otras entidades, en especial aquellos que responden a las relaciones publicas. La nota verbal tiene como propósito vincular a los funcionarios de las empresas.
        Es una comunicación breve que sirve para expresar saludos, invitaciones, agradecimientos, pésames  declinaciones, excusas, etc. En general, se utiliza para asuntos personales y sociales.
      Se debe redactar en tercera persona, habitualmente es mas de un párrafo
      Existen varios tipos de notas verbales, tales como

Agradecimiento

Condolencias

Invitación 

Excusa

Saludo

    

Correspondencia Laboral

La formación que efectúan las empresas en busca de los mas calificados trabajadores, por una parte y la necesidad de estos de encontrar un empleo acorde con su capacidad y valorizar de si mismos que les permitan realizar con plenitud su profesión da lugar a una serie de comunicaciones escritas, que deben redactarse de tal forma que el destinatario con la sola lectura se interese en el ofrecimiento de servicios que formula el emisor.

   Se inicia con :

Carta de Empleo 

       Se le denomina también carta de ofrecimiento de trabajo su objetivo principal es "obtener" una entrevista personal que haga posible demostrar los antecedentes y méritos expuestos 

 

Curriculum Vitae 

     Es la relación de los antecedentes personales académicos y profesionales detallados en forma ordenada y cronológica, de una persona que postula a un cargo de cierta importancia.

  

Certificado

   Es un documento que acredita un hecho que le consta al emisor. Se emplea generalmente para certificar hechos civiles como nacimiento, supervivencia, matrimonio, salud, antecedentes, estudios, etc.